ReceptionistState/Territory Specifi

Receptionist


State/Territory Specific Information

Receptionists act as the first point of contact in an organisation, greeting people and attending to enquiries made by phone or in person.

Receptionists may perform the following tasks:

greet visitors and telephone callers and find out the nature of their enquiry
operate telephone switchboards and consoles to connect, hold, transfer and disconnect telephone calls
provide information to assist clients or refer them to appropriate contacts, either in the organisation or elsewhere
arrange appointments for callers or for people working in the organisation and keep records of these
carry out word processing, filing, mail-outs, bookkeeping and banking as required
send out accounts, receive payments and order stationery and office supplies
open and deal with incoming mail, and organise outgoing mail and postage
if working in hotels or motels, make reservations, check guests into and out of the hotel, give information about facilities available and advise visitors about places of interest
if working in medical clinics, hair and beauty salons or similar places, organise appointments, deal with changes in schedules, present accounts after treatment and handle money
if working in sales areas, assist with the promotion of products and give prices and details to customers.
Specialisations:

Medical Receptionist

A medical receptionist works in a medical centre and uses knowledge of medical terminology and software to process accounts and Medicare forms, and make appointments for patients.

Although the range of tasks varies depending on the place of work, the clerical skills involved are similar. Most positions require keyboard and computer skills.

Receptionists are expected to be able to present an appropriate image for the organisation and deal competently with the people and problems they encounter. In some areas, such as the hospitality industry, they may be required to work outside normal hours, including weekends and evenings.

Personal Requirements:

good communication skills
able to work neatly and accurately
good organisational skills
able to work without supervision
good presentation and a pleasant manner.

Results (Vietnamese) 2:

Nhân viên lễ tân nhà nước / vùng lãnh thổ cụ thể thông tin nhân viên lễ tân hành động như là điểm liên lạc đầu tiên trong một tổ chức, chào hỏi mọi người và tham dự các thắc mắc qua điện thoại hoặc trực tiếp. Nhân viên lễ tân có thể thực hiện các nhiệm vụ sau đây: chào đón du khách và người gọi điện thoại và tìm hiểu bản chất của họ điều tra hoạt động tổng đài điện thoại và bàn giao tiếp để kết nối, giữ, chuyển giao và các cuộc gọi điện thoại ngắt kết nối cung cấp thông tin để hỗ trợ khách hàng hoặc giới thiệu họ đến liên hệ phù hợp, hoặc trong tổ chức hoặc nơi khác sắp xếp các cuộc hẹn cho người gọi hay cho những người làm việc trong tổ chức và giữ hồ sơ của những thực hiện xử lý văn bản, lập hồ sơ, thư-outs, sổ sách kế toán và ngân hàng theo yêu cầu gửi tài khoản, nhận thanh toán và đặt hàng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng mở và đối phó với thư gửi đến, và tổ chức các thư gửi đi và bưu chính nếu làm việc trong khách sạn hoặc nhà nghỉ, hãy đặt phòng , kiểm tra khách vào và ra khỏi khách sạn, cung cấp thông tin về các cơ sở có sẵn và tư vấn cho khách về nơi quan tâm nếu làm việc tại các phòng khám y tế, tóc và thẩm mỹ viện hoặc những nơi tương tự, tổ chức các cuộc hẹn, đối phó với những thay đổi trong lịch trình, các tài khoản hiện tại và sau khi điều trị xử lý tiền nếu làm việc trong lĩnh vực bán hàng, hỗ trợ việc quảng bá sản phẩm và cung cấp cho giá cả và chi tiết cho khách hàng. Chuyên: Y Receptionist Một nhân viên lễ tân y tế làm việc tại một trung tâm y tế và sử dụng kiến thức về thuật ngữ y học và phần mềm để xử lý các tài khoản và các hình thức Medicare, và làm cho các cuộc hẹn cho bệnh nhân. Mặc dù là các nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc, các kỹ năng văn phòng liên quan là tương tự. Hầu hết các vị trí đòi hỏi bàn phím và máy tính kỹ năng. Nhân viên lễ tân được dự kiến để có thể trình bày một hình ảnh thích hợp cho tổ chức và đối phó thành thạo với người dân và các vấn đề họ gặp phải. Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như ngành công nghiệp hiếu khách, họ có thể phải làm việc nhiều giờ bình thường bên ngoài, kể cả ngày và buổi tối. Yêu cầu cá nhân: kỹ năng giao tiếp tốt có thể làm việc gọn gàng và chính xác tốt kỹ năng tổ chức có thể làm việc mà không có sự giám sát trình bày tốt và dễ chịu cách.