Hi Dai and Paul, Please find the fo

Hi Dai and Paul,

Please find the forms attached that I’ve created in order to streamline the travel arrangements between projects - see ‘Monthly Travel Schedule 2015’ as well as ‘Vehicle Booking Form’ attached.
I’d appreciate your feedback on this as we go so that I can update it accordingly. Both Dai and Paul John’s previous templates were a great help to get this started, so thank you for this!

Some points to note:
Monthly Travel Schedule:
- At this stage I’ve received all dates either via email or in writing.
- I have printed both months March and April and have written the dates in pencil so it is easy to change.

Vehicle Booking Form:
- I’d like your feedback on this so we can tweak it to best assist the teams.
- Important info ahead of time would be ‘Areas’ as well as ‘Passengers’ so we know where people will be traveling and how much space we have in the vehicles.
- Another important bit of info is peoples transportation preference; e.g. train, rental car or SP car. At this stage this is a bit confusing so I need to add this in somewhere. Would you agree?
- Any other suggestions or comments?

I have an idea for a process and this is as follows:
1. Vechile Booking form to be sent to all Project Staff so they have the template
2. When they have dates for their travels they can either
a. Manually put it in on the Monthly Travel Schedule which will be on the pin board in the main office area so it is visible and accessible to everyone OR
b. I can keep the calendar at my desk. Everyone can email me their dates (Comms role) and I will put their dates down in pencil. (Let’s discuss these two options further but I do prefer point b.)
3. Once all dates have been entered on the Monthly Travel Schedule Dai will have a meeting with all Managers to discuss departure and return dates.
4. Once these dates have been finalized I can update the calendar accordingly.

Paul, from here on I don’t know what normally happens and who takes charge of coordinating the vehicles etc. I know my role was just to help create and streamline a system/process to make this coordinating a bit smoother. I am happy to still collect the dates (this is very helpful for my Comms role as well) and then coordinate with Dai but as far as the actual discussion goes I think it might be best to involve someone who knows the situation up in the Highlands. I am not familiar with it so I don’t think I’ll be very helpful at coordinating it but will gladly assist where needed.

Let me know if you’d like to discuss this.

Kindly,

Results (Vietnamese) 1:

Hi Dai và Paul, Xin vui lòng tìm thấy kèm theo các hình thức rằng tôi đã tạo ra để sắp xếp những sắp xếp đi du lịch giữa các dự án - xem 'Hàng tháng đi du lịch lịch trình 2015' cũng như 'Xe đây hình thức' đính kèm. Tôi sẽ đánh giá cao phản hồi của bạn về điều này khi chúng tôi đi vì vậy mà tôi có thể cập nhật nó cho phù hợp. Dai và Paul John mẫu trước đó đã là một trợ giúp tuyệt vời để có được điều này bắt đầu, vì vậy cảm ơn bạn cho việc này!Một số điểm cần lưu ý:Hàng tháng du lịch lịch trình:-Ở giai đoạn này, tôi đã nhận được tất cả các ngày qua email hoặc bằng văn bản. -Tôi đã in cả hai tháng tháng ba và tháng tư và đã viết những ngày trong bút chì do đó dễ dàng để thay đổi. Xe phòng gần đây nhất hình thức:-Tôi muốn phản hồi của bạn về điều này vì vậy chúng tôi có thể tinh chỉnh nó để hỗ trợ tốt nhất các đội bóng.-Quan trọng thông tin trước thời hạn sẽ là 'Khu vực' cũng như 'Hành khách' để chúng tôi biết nơi mà mọi người sẽ đi du lịch và bao nhiêu không gian chúng tôi có các phương tiện.-Một chút thông tin quan trọng là người vận chuyển tuỳ chọn; Ví dụ như tàu, cho thuê xe hơi hoặc xe hơi SP. Ở giai đoạn này đây là một chút rắc rối vì vậy tôi cần phải thêm này ở một nơi nào đó. Bạn có đồng ý không?-Bất kỳ khác đề xuất hay ý kiến? Tôi có một ý tưởng cho một quá trình và điều này là như sau:1. Vechile đây hình thức sẽ được gửi đến tất cả nhân viên dự án để họ có các mẫu2. khi họ có ngày cho chuyến du lịch của họ có thể a. tự đặt nó ở trên lịch trình du lịch hàng tháng mà sẽ trên Ban pin trong khu vực trụ sở chính vì vậy, nó là rõ ràng và dễ tiếp cận cho tất cả mọi người hoặcsinh tôi có thể giữ lịch tại bàn của tôi. Tất cả mọi người có thể gửi email cho tôi (Comms vai trò) ngày của họ và tôi sẽ đặt ngày của họ trong bút chì. (Hãy thảo luận về hai tùy chọn thêm nhưng tôi thích điểm b.)3. khi tất cả các ngày đã được nhập vào du lịch lịch trình đại hàng tháng sẽ có một cuộc họp với tất cả các nhà quản lý để thảo luận về khởi hành và trở về ngày.4. một khi những ngày này đã được hoàn thành, tôi có thể cập nhật lịch cho phù hợp. Paul, kể từ tôi không biết những gì thường xảy ra và ai mất phí của phối hợp các loại xe vv. Tôi biết vai trò của tôi đã là chỉ để giúp tạo và sắp xếp một hệ thống/quá trình để làm cho phối hợp này mượt mà hơn một chút. Tôi đang hạnh phúc để vẫn còn thu thập những ngày (điều này là rất hữu ích cho vai trò Comms của tôi) và sau đó phối hợp với đại nhưng như xa như các cuộc thảo luận thực tế đi tôi nghĩ rằng nó có thể là tốt nhất liên quan đến một người hiểu biết tình hình lên trong các cao nguyên. Tôi không quen thuộc với nó vì vậy tôi không nghĩ rằng tôi sẽ rất hữu ích lúc phối hợp nó nhưng sẽ sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết. Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn thảo luận về điều này.Vui lòng,

Results (Vietnamese) 2:

Hi Đài và Paul, hãy tìm các hình thức kèm theo mà tôi đã tạo ra để sắp xếp việc sắp xếp đi lại giữa các dự án - xem 'Travel Lịch trình hàng tháng 2015' cũng như 'Xe đăng Form đính kèm. Tôi đánh giá cao phản hồi của bạn về điều này khi chúng tôi đi để tôi có thể cập nhật nó cho phù hợp. Các mẫu trước đó cả Đại và Paul John là một sự trợ giúp tuyệt vời để có được điều này bắt đầu, vì vậy cảm ơn bạn này! Một số điểm cần lưu ý: Lịch Travel hàng tháng: -. Lúc này, tôi đã nhận được tất cả các ngày hoặc thông qua email hoặc bằng văn bản - I đã in cả tháng ba và tháng và đã viết ngày tháng trong bút chì nên nó rất dễ dàng để thay đổi. Xe Form đặt chỗ: -. Tôi muốn thông tin phản hồi của bạn về điều này vì vậy chúng tôi có thể tinh chỉnh nó để hỗ trợ tốt nhất các đội bóng - Thông tin quan trọng trước thời gian sẽ là 'khu' cũng như 'Hành khách' vì vậy chúng tôi biết nơi mà mọi người sẽ được đi du lịch và bao nhiêu không gian chúng tôi có trong xe. - Một chút quan trọng của thông tin là người thích giao thông; ví dụ như xe lửa, cho thuê xe hơi hoặc xe SP. Ở giai đoạn này này là một chút khó hiểu vì vậy tôi cần phải thêm này ở đâu đó. ? Bạn có đồng ý ? - Bất cứ đề nghị hoặc ý kiến khác tôi có một ý tưởng cho một quá trình và điều này là như sau: 1. Hình thức vechile đăng được gửi đến tất cả các nhân viên dự án để họ có mẫu 2. Khi họ có ngày cho chuyến đi của họ, họ có thể hoặc là một. Tự đặt nó ở trên Schedule Travel tháng đó sẽ được vào bảng ghim trong khu văn phòng chính vì vậy nó có thể nhìn thấy và có thể truy cập đến tất cả mọi người hoặc b. Tôi có thể giữ lịch tại bàn của tôi. Mọi người đều có thể gửi email cho tôi ngày của họ (vai trò vệ tinh viễn thông) và tôi sẽ đặt ngày của họ xuống bằng bút chì. (Hãy thảo luận về hai tùy chọn hơn nữa nhưng tôi thích điểm b.) 3. Một khi tất cả các ngày đã được nhập vào tháng Travel Lịch Đại sẽ có một cuộc họp với tất cả các nhà quản lý để thảo luận về khởi hành và trở về ngày tháng. 4. Một khi những ngày này đã được hoàn thiện tôi có thể cập nhật lịch cho phù hợp. Paul, từ đây tôi không biết điều gì sẽ xảy ra bình thường và những người có trách nhiệm điều phối các xe vv Tôi biết vai trò của tôi là chỉ để giúp tạo ra và sắp xếp một hệ thống / quá trình thực hiện điều này phối hợp một chút mượt mà. Tôi rất hạnh phúc khi vẫn thu thập các ngày (điều này là rất hữu ích cho vai trò vệ tinh viễn thông của tôi cũng) và sau đó phối hợp với Đại nhưng như xa như các cuộc thảo luận thực tế đi tôi nghĩ rằng nó có thể là tốt nhất để liên quan đến một người biết tình hình lên ở Tây Nguyên . Tôi không quen thuộc với nó vì vậy tôi không nghĩ rằng tôi sẽ rất hữu ích tại phối hợp nó nhưng sẽ sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết. Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn thảo luận này. Vui lòng,