Each service centre has made its ow

Each service centre has made its own investment in IT, systems for managing projects, and so on. A recent survey of IT being used in centres has shown that the majority of the data used by centres is held in spreadsheets. In several places, centres are connected to systems operated by a third party. These might be local authorities, health services, or other charities, as required by the needs of each individual project. It is common for people working on a project to enter the same data into 2 or 3 different systems, depending upon the structure of the project and who the funder is.
The IT survey also indicated that much of the IT equipment used by services is out of date and would not be appropriate for a modern management information system.
The Dig-it Project
A service centre in south east London has recently received funding from the local authority in the area to start a new project called Dig-It. The project is to take young people who are at risk of offending and involve them in helping to look after the gardens of the elderly. A young person can be referred to the project from a number of different sources. Typically these would be by a school, the youth offending service, the police, or youth clubs. Elderly people with a need for help with their gardens are referred to Dig-It also from a number of different sources, e.g. the local authority or a charities working with the elderly.
There is one full time worker managing the project and 10 volunteers. There are about 30 young people involved in the project at any one time. The young people are arranged in groups of three or four and each group is led by one of the volunteers. The young people are assigned to working with one volunteer as they join the project. Tim, the full time worker for Dig-it, works out a rota of volunteers (they normally give up one morning or afternoon to working on the project) and matches the groups to the requests for working in people’s gardens. After a group has worked in someone’s garden, Tim will phone or call round to the person to make sure they are happy. Dig-It already have quite a long list of elderly people who have their gardens looked after by the project.
The local authority see this as potentially a very successful project, bringing together the needs of the elderly and helping to rehabilitate young people with social problems. If it is successful they would consider investing more money into the project to allow the employment of another full time worker and provide additional gardening equipment and a van to transport equipment around. However, they want to see regular data about how the project is running.
The Dig-It project has asked YouthAction centrally if they can help set up a system to allow them to record the necessary data for the local authority. They also would like a system that can manage the project with the allocation of young people to teams, sending teams to support elderly people and so on.
YouthAction see this as an opportunity to start developing the management information system. However, they are mindful of the fact that Dig-It is just one of many projects and each of the services has different needs and requirements. Nonetheless, they have agreed to using Dig-It as a prototype to developing a system which will support both Dig-It’s requirements and identify the requirements of the management information system for the charity centrally. There have been some worries from managers and workers from other projects that by focusing on Dig-It, YouthAction might not capture all the necessary information to build an information system to meet all the needs of charity.
The charity’s IT services are not equipped to develop the new system and management are considering the use of an external consultant, Samuel Smith, to lead the development of the prototype system. Samuel met with management and suggested that he hand-picks contractors to help develop the prototype. He also maintained that DSDM Atern would be the perfect approach for development.
Introduction and Terms of Reference
Samuel Smith (SS) welcomed all to the meeting and outlined the purpose of the meeting – to identify the main requirements for the new system and set the priority and agenda for the future development.

SS reported that, following the recent meeting with management, it was decided that the prototype system must be developed as soon as possible, as this new programme has received positive attention from government. They wanted to be confident that the system will not only allow for the management of Dig-It, but also allow future extensions to replace all current informal systems, and centralise operations. The executive have set a target of getting a prototype system up and running within 4 months of the start of the project.

Results (Vietnamese) 1:

Mỗi dịch vụ trung tâm đã thực hiện đầu tư riêng của mình trong đó, các hệ thống cho việc quản lý dự án, và vân vân. Một khảo sát gần đây của nó được sử dụng trong Trung tâm đã cho thấy rằng đa số các dữ liệu được sử dụng bởi Trung tâm được tổ chức trong bảng tính. Ở một số nơi, Trung tâm được kết nối với hệ thống điều hành bởi một bên thứ ba. Đây có thể là chính quyền địa phương, Dịch vụ y tế, hoặc tổ chức từ thiện khác, theo yêu cầu của các nhu cầu của từng dự án riêng lẻ. Nó là phổ biến cho những người làm việc trên một dự án để tham gia cùng một dữ liệu vào 2 hoặc 3 hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào cấu trúc của dự án và funder là ai.Cuộc khảo sát đó cũng chỉ ra rằng hầu hết thiết bị được sử dụng bởi dịch vụ là hết hạn và sẽ không được thích hợp cho một hệ thống thông tin quản lý hiện đại.Dự án khai thác-CNTTMột dịch vụ trung tâm ở phía đông nam London mới nhận được tài trợ từ chính quyền địa phương trong khu vực để bắt đầu một dự án mới được gọi là khai thác nó. Dự án là phải thanh thiếu niên có nguy cơ bị vi phạm và liên quan đến chúng trong việc giúp đỡ để chăm sóc các khu vườn của người cao tuổi. Một người trẻ tuổi có thể được giới thiệu đến các dự án từ một số nguồn khác nhau. Thông thường đây sẽ là bởi một trường học, thanh niên vi phạm các dịch vụ, cảnh sát, hoặc câu lạc bộ thanh niên. Người cao tuổi với một nhu cầu để được giúp đỡ với khu vườn của mình được gọi đến khai thác, nó cũng từ một số nguồn khác nhau, ví dụ như chính quyền địa phương hoặc một tổ chức từ thiện làm việc với người già.Đó là một nhân viên toàn thời gian quản lý dự án và tình nguyện viên 10. Có được khoảng 30 thanh niên tham gia vào dự án tại một thời điểm. Những người trẻ được sắp xếp vào các nhóm ba hoặc bốn và mỗi nhóm do một trong các tình nguyện viên. Những người trẻ được phân công để làm việc với một tình nguyện viên khi họ tham gia dự án. Tim, nhân viên toàn thời gian cho đào nó hoạt động ra một rota các tình nguyện viên (họ thường cho lên một buổi sáng hoặc buổi chiều để làm việc trên dự án) và phù hợp với các nhóm với các yêu cầu để làm việc trong các khu vườn của người dân. Sau khi một nhóm đã làm việc trong khu vườn của một ai đó, Tim sẽ điện thoại hoặc gọi vòng cho người để đảm bảo rằng họ đang hạnh phúc. Đào, nó đã có khá một danh sách dài của những người cao tuổi người có khu vườn của mình chăm sóc bởi dự án.Chính quyền địa phương thấy điều này là có khả năng một dự án rất thành công, mang lại với nhau các nhu cầu của người già và giúp đỡ để phục hồi chức năng thanh niên với vấn đề xã hội. Nếu nó là thành công, họ sẽ xem xét đầu tư thêm tiền vào dự án để cho phép việc làm của một nhân viên toàn thời gian và cung cấp thiết bị làm vườn bổ sung và một chiếc xe để vận chuyển thiết bị xung quanh. Tuy nhiên, họ muốn nhìn thấy các dữ liệu thường xuyên về làm thế nào các dự án đang chạy. Dự án khai thác, nó đã yêu cầu YouthAction trực thuộc Trung ương nếu họ có thể giúp thiết lập một hệ thống để cho phép họ để ghi lại các dữ liệu cần thiết cho các cơ quan địa phương. Họ cũng muốn một hệ thống có thể quản lý dự án với việc phân bổ của những người trẻ để đội, gửi đội để hỗ trợ người cao tuổi và vân vân.YouthAction nhìn thấy điều này như là một cơ hội để bắt đầu phát triển hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên, họ đang nghĩ đến một thực tế rằng đào, nó là chỉ là một trong nhiều dự án và mỗi người trong các dịch vụ có nhu cầu khác nhau và yêu cầu. Tuy nhiên, họ đã đồng ý sử dụng khai thác, nó là một nguyên mẫu để phát triển một hệ thống mà sẽ hỗ trợ cả hai đào-It yêu cầu và xác định các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý cho tổ chức từ thiện trực thuộc Trung ương. Đã có một số lo lắng từ người quản lý và người lao động từ các dự án khác rằng bằng cách tập trung vào đào-It, YouthAction có thể không nắm bắt tất cả các thông tin cần thiết để xây dựng một hệ thống thông tin để đáp ứng tất cả nhu cầu của tổ chức từ thiện.Từ thiện của nó dịch vụ không được trang bị để phát triển hệ thống mới và quản lý đang xem xét việc sử dụng của một tư vấn bên ngoài, Samuel Smith, để lãnh đạo sự phát triển của hệ thống nguyên mẫu. Samuel đã gặp gỡ với quản lý và đề nghị rằng ông tay-chọn các nhà thầu để giúp phát triển các mẫu thử nghiệm. Ông cũng duy trì rằng DSDM Atern sẽ là phương pháp hoàn hảo cho phát triển.Giới thiệu và điều khoản tham chiếuSamuel Smith (SS) hoan nghênh tất cả các cuộc họp và vạch ra mục đích của hội nghị-để xác định các yêu cầu chính cho hệ thống mới và thiết lập các ưu tiên và chương trình nghị sự cho sự phát triển trong tương lai.SS báo cáo rằng, sau cuộc họp tại với quản lý, nó đã được quyết định rằng hệ thống nguyên mẫu phải được phát triển càng sớm càng tốt, như chương trình mới này đã nhận được sự quan tâm tích cực từ chính phủ. Họ muốn được tự tin rằng hệ thống sẽ không chỉ cho phép cho việc quản lý khai thác-It, nhưng cũng cho phép Tiện ích mở rộng trong tương lai để thay thế tất cả hệ thống hiện tại không chính thức, và centralise hoạt động. Phe hành pháp đã thiết lập một mục tiêu nhận được một hệ thống mẫu thử nghiệm và chạy trong vòng 4 tháng đầu của dự án.

Results (Vietnamese) 2:

Mỗi trung tâm dịch vụ đã thực hiện đầu tư riêng của mình trong lĩnh vực CNTT, hệ thống quản lý dự án, và như vậy. Một cuộc khảo sát gần đây của CNTT đang được sử dụng trong các trung tâm đã chỉ ra rằng phần lớn các dữ liệu được sử dụng bởi các trung tâm được tổ chức trong các bảng tính. Ở một số nơi, các trung tâm được kết nối với hệ thống điều hành bởi một bên thứ ba. Đây có thể là chính quyền địa phương, các dịch vụ y tế, hoặc tổ chức từ thiện khác, theo yêu cầu của các nhu cầu của từng dự án riêng lẻ. Nó được phổ biến cho những người làm việc trên một dự án để vào cùng một dữ liệu thành 2 hoặc 3 hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào cấu trúc của các dự án và người nhà tài trợ là.
Cuộc khảo sát IT cũng chỉ ra rằng có rất nhiều các thiết bị CNTT được sử dụng bởi các dịch vụ là ra thời và sẽ không thích hợp cho một hệ thống thông tin quản lý hiện đại.
Các Dig-nó Dự án
Trung tâm dịch vụ ở phía đông nam London gần đây đã nhận được tài trợ từ chính quyền địa phương trong khu vực để bắt đầu một dự án mới gọi Dig-It. Dự án này là để có người trẻ, những người có nguy cơ vi phạm và liên quan đến họ trong việc giúp đỡ để chăm sóc khu vườn của người già. Một người trẻ tuổi có thể được gọi là dự án từ một số nguồn khác nhau. Thông thường sẽ có những bằng một trường học, các dịch vụ thanh thiếu niên vi phạm, cảnh sát, hoặc các câu lạc bộ thanh niên. Người cao tuổi với một nhu cầu để được giúp đỡ với khu vườn của họ được gọi là Đào-Nó cũng từ một số nguồn khác nhau, ví dụ như chính quyền địa phương hoặc một tổ chức từ thiện làm việc với người cao tuổi.
Có một thời gian người lao động đầy đủ việc quản lý dự án và 10 tình nguyện viên. Có khoảng 30 người trẻ tham gia vào các dự án tại một thời điểm. Những người trẻ tuổi được bố trí trong nhóm của ba hoặc bốn và mỗi nhóm được dẫn dắt bởi một trong những người tình nguyện. Những người trẻ tuổi được giao cho làm việc với một tình nguyện viên khi họ tham gia dự án. Tim, nhân viên toàn thời gian cho Dig-it, hoạt động ra một rota của tình nguyện viên (họ thường bỏ một buổi sáng hoặc buổi chiều để làm việc trên các dự án) và phù hợp với các nhóm để các yêu cầu làm việc trong các khu vườn của người dân. Sau khi một nhóm đã làm việc trong vườn của một ai đó, Tim sẽ điện thoại hoặc gọi vòng cho người để chắc chắn rằng họ đang hạnh phúc. Dig-Nó đã có một danh sách khá dài những người lớn tuổi đã vườn của họ chăm sóc bởi dự án.
Chính quyền địa phương thấy điều này là có khả năng một dự án rất thành công, mang cùng các nhu cầu của người già và giúp phục hồi những người trẻ với các vấn đề xã hội . Nếu thành công họ sẽ xem xét đầu tư thêm tiền vào dự án để cho phép việc làm của một nhân viên toàn thời gian và cung cấp thiết bị làm vườn và thêm một van để vận chuyển thiết bị xung quanh. Tuy nhiên, họ muốn xem dữ liệu thường xuyên về cách dự án đang hoạt động.
Các Dig-It dự án đã yêu cầu YouthAction trực thuộc Trung ương nếu họ có thể giúp thiết lập một hệ thống để cho phép họ ghi lại các dữ liệu cần thiết cho các chính quyền địa phương. Họ cũng muốn có một hệ thống có thể quản lý các dự án với việc phân bổ những người trẻ tuổi để đội, gửi các đội để hỗ trợ người già và như vậy.
YouthAction thấy điều này như một cơ hội để bắt đầu phát triển các hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên, họ đều quan tâm đến thực tế là Dig-Nó chỉ là một trong nhiều dự án và mỗi dịch vụ có nhu cầu khác nhau và yêu cầu. Tuy nhiên, họ đã đồng ý để sử dụng Dig-Nó như một nguyên mẫu để phát triển một hệ thống mà sẽ hỗ trợ cả hai Dig-It của yêu cầu và xác định các yêu cầu của các hệ thống thông tin quản lý cho các tổ chức từ thiện trực thuộc Trung ương. Đã có một số lo ngại từ các nhà quản lý và người lao động từ các dự án khác bằng cách tập trung vào Dig-It, YouthAction không thể nắm bắt tất cả các thông tin cần thiết để xây dựng một hệ thống thông tin để đáp ứng tất cả các nhu cầu của các tổ chức từ thiện.
Dịch vụ CNTT của tổ chức từ thiện không được trang bị để phát triển các hệ thống và quản lý mới đang xem xét việc sử dụng một nhà tư vấn bên ngoài, Samuel Smith, để dẫn dắt sự phát triển của các hệ thống nguyên mẫu. Samuel đã gặp quản lý và đề nghị anh tay-picks nhà thầu để giúp phát triển các mẫu thử nghiệm. Ông cũng cho rằng DSDM Atern sẽ là phương pháp hoàn hảo để phát triển.
Giới thiệu và điều khoản tham chiếu
Samuel Smith (SS) hoan nghênh tất cả các cuộc họp và nêu mục đích của cuộc họp - để xác định các yêu cầu chính cho hệ thống mới và thiết lập các ưu tiên và chương trình nghị sự cho sự phát triển trong tương lai. SS báo cáo rằng, sau cuộc họp gần đây với quản lý, nó đã được quyết định rằng hệ thống nguyên mẫu phải được phát triển trong thời gian sớm nhất có thể, như chương trình mới này đã nhận được sự quan tâm tích cực từ chính phủ. Họ muốn được tự tin rằng hệ thống sẽ không chỉ cho phép các quản lý của Dig-It, nhưng cũng cho phép mở rộng trong tương lai để thay thế tất cả các hệ thống không chính thức hiện hành, và tập trung hoạt động. Các giám đốc điều hành đã đề ra mục tiêu nhận được một hệ thống nguyên mẫu và chạy trong vòng 4 tháng kể từ khi bắt đầu dự án.