Be responsible for the office maint

Be responsible for the office maintenance that provides a healthy and safe working environment to employees: ensure office premises, equipment and facilities are properly maintained at a high standard of efficiency
Oversee the quality of cleaning service
Prepare and edit internal memos, minutes, information, translation affairs as requested by the Assistant HR Manager or HR Manager
Assist in administrative issues of expats such as work permit and visa application, accommodation, driving license, etc …
Arrange overseas business travel for staff and Atlas guests e.g passport, visa, air ticket, accommodation, and coordinate with our offices abroad on the progress of business travel and if any assistance is required
Ensure well-organized files in both hard-copies and soft-copies are kept
Coordinate the documentation of office leases, office fitting-out, and other preparations
Supervise and control purchasing procedures including office facilities, equipment, refreshments and stationary
Provide assistance to arrange logistics for Company events like: Company vacation, staff meetings, year-end meetings, other special programs together with your HR colleagues as requested by the Assistant HR Manager or HR Manager
Be responsible for obtaining finger prints of employees and generate door access information
Be responsible to liaise with the Office Building to order motorbike parking tickets for staff, then report to the accounting section on actual issued tickets
Coordinate or assist to arrange guest entertainment
Prepare monthly admin budget
Support in preparing marketing documents
Other admin works as required.
Operation Admin Tasks:
Assisting management in all administration duties relevant to the project
Checking timesheet - correcting timesheet bookings for architects
Supporting estimating and preparing documents
Document control (uploading, downloading and filing)
Taking minutes of meeting
Other admin works as required.
Reception Area
Daily in charge of incoming calls from customers and from other outside callers
Handle the use of fax machine, receive and deliver fax in and out.
Control all business mail which comes in and out of the office. Ensure the mail is delivered to the right person or department.
Welcome guests and visitors to Atlas. Ensure all guests complete a Non-disclosure Agreement (NDA) before they enter the office.
Ensure the door is closed when leaving the office after working hours;

Results (Vietnamese) 1:

Chịu trách nhiệm cho việc duy trì văn phòng cung cấp một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn cho nhân viên: đảm bảo cơ sở văn phòng, thiết bị và tiện nghi đúng được duy trì ở một tiêu chuẩn cao về hiệu quảGiám sát chất lượng dịch vụ làm sạchChuẩn bị và chỉnh sửa bản ghi nhớ nội bộ, phút, thông tin, Dịch vụ theo yêu cầu của trợ lý HR Manager hoặc HR ManagerHỗ trợ các vấn đề hành chính của nước ngoài chẳng hạn như làm việc cho phép và visa ứng dụng, nhà ở, lái xe giấy phép, vv...Sắp xếp ở nước ngoài kinh doanh du lịch cho nhân viên và Atlas khách ví dụ như hộ chiếu, thị thực, vé máy bay, chỗ ở và phối hợp với các văn phòng ở nước ngoài về sự tiến bộ của các doanh nghiệp du lịch và nếu bất kỳ hỗ trợ là cần thiếtĐảm bảo các tập tin được tổ chức trong cả hai bản sao cứng và mềm bản sao được lưu giữPhối hợp các tài liệu văn phòng cho thuê, văn phòng phù hợp-out và chế phẩm khácGiám sát và kiểm soát thủ tục mua bán, bao gồm cả Văn Phòng Tiện nghi, trang thiết bị, đồ uống giải khát và văn phòng phẩmHỗ trợ sắp xếp hậu cần cho công ty các sự kiện như: công ty nghỉ, nhân viên phục vụ Hội họp, kết thúc cuộc họp, các chương trình đặc biệt cùng với các đồng nghiệp nhân sự theo yêu cầu của trợ lý HR Manager hoặc HR ManagerCó trách nhiệm Lấy ngón tay in của nhân viên và tạo ra các thông tin truy cập cửaChịu trách nhiệm để giữ liên lạc với tòa nhà văn phòng để đặt hàng xe máy đậu xe vé cho nhân viên, sau đó báo cáo cho bộ phận kế toán trên thực tế đã ban hành véPhối hợp hoặc giúp đỡ để sắp xếp giải trí đánhChuẩn bị ngân sách hàng tháng của adminHỗ trợ trong việc chuẩn bị các tài liệu tiếp thịAdmin khác hoạt động theo yêu cầu.Các tác vụ quản trị hoạt động:Hỗ trợ quản lý trong tất cả các nhiệm vụ quản lý có liên quan đến dự ánKiểm tra timesheet - sửa chữa timesheet đặt chỗ cho các kiến trúc sưƯớc tính và chuẩn bị giấy tờ bổ sungKiểm soát tài liệu (tải lên, tải về và nộp hồ sơ)Lấy biên bản cuộc họpAdmin khác hoạt động theo yêu cầu.Quầy sãnh lễ tânHàng ngày phụ trách các cuộc gọi từ khách hàng và từ khác ngoài người gọiXử lý việc sử dụng máy fax, nhận được và cung cấp fax trong và ngoài.Kiểm soát tất cả các thư kinh doanh mà đi kèm trong và ngoài của văn phòng. Đảm bảo rằng thư được gửi đến đúng người hoặc vùng.Chào đón du khách và khách truy cập vào bản đồ. Đảm bảo tất cả quý khách hoàn tất một thỏa thuận không tiết lộ (NDA) trước khi họ nhập vào văn phòng.Đảm bảo cửa đóng cửa khi rời khỏi văn phòng sau giờ làm việc;

Results (Vietnamese) 2:

Chịu trách nhiệm về việc duy trì văn phòng cung cấp một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn cho người lao động: đảm bảo cơ sở văn phòng, trang thiết bị được bảo trì đúng ở một tiêu chuẩn cao về hiệu quả
Giám sát chất lượng dịch vụ làm sạch
chuẩn bị và chỉnh sửa nội ghi nhớ, phút, thông tin, dịch thuật việc theo yêu cầu của quản lý hoặc nhân sự Trợ lý quản lý nhân sự
Hỗ trợ các vấn đề hành chính của người nước ngoài như giấy phép lao động và hồ sơ xin visa, chỗ ở, giấy phép lái xe, vv ...
Sắp xếp du lịch kinh doanh ở nước ngoài cho cán bộ và Atlas khách, ví dụ như hộ chiếu, visa, vé máy bay, ăn ở , phối hợp với các văn phòng của chúng tôi ở nước ngoài về tiến độ kinh doanh du lịch và nếu có cần hỗ trợ
Đảm bảo các file được tổ chức ở cả hai khó bản và mềm bản được giữ
phối hợp các tài liệu của hợp đồng cho thuê văn phòng, văn phòng nội thất ra, và các chế phẩm khác
Giám sát và làm thủ tục mua kiểm soát bao gồm cả thiết bị văn phòng, thiết bị, giải khát và văn phòng phẩm
Cung cấp hỗ trợ để thu xếp hậu cần cho các sự kiện công ty như: nghỉ mát Công ty, các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp cuối năm, các chương trình đặc biệt khác cùng với các đồng nghiệp nhân sự của mình theo yêu cầu của trợ lý quản lý nhân sự hoặc HR Manager
Hãy chịu trách nhiệm lấy vân tay của nhân viên và tạo ra thông tin truy cập cửa
Chịu trách nhiệm liên hệ với các tòa nhà văn phòng đặt vé gửi xe máy cho nhân viên, sau đó báo cáo cho bộ phận kế toán vé máy thực tế đã ban hành
Phối hợp hoặc hỗ trợ để thu xếp giải trí của khách
Chuẩn bị ngân sách quản trị hàng tháng
Hỗ trợ trong việc chuẩn bị các tài liệu tiếp thị
quản trị các công trình khác theo yêu cầu.
hoạt động quản trị nhiệm vụ:
Hỗ trợ quản lý trong tất cả các nhiệm vụ quản lý có liên quan đến các dự án
kiểm tra bảng chấm công - đặt timesheet chỉnh cho các kiến trúc sư
Hỗ trợ dự toán và chuẩn bị các tài liệu
kiểm soát tài liệu (tải lên, tải về và nộp hồ sơ)
lấy phút của cuộc họp
quản trị khác hoạt động như yêu cầu.
Reception Area
hàng ngày chịu trách nhiệm về các cuộc gọi đến từ khách hàng và từ những người gọi bên ngoài khác
Xử lý việc sử dụng máy fax, nhận và cung cấp fax trong và ngoài.
Kiểm soát tất cả các mail doanh nghiệp mà đi vào và ra khỏi văn phòng. Đảm bảo các email được gửi đến đúng người hoặc bộ phận.
Chào đón khách và du khách đến Atlas. Đảm bảo tất cả khách hoàn tất một thỏa thuận không tiết lộ (NDA) trước khi họ bước vào văn phòng.
Đảm bảo cửa được đóng lại khi rời khỏi văn phòng sau giờ làm việc;