Responsibilities Under the direct

Responsibilities



Under the direct supervision of the Administrative and Finance Officer, and overall supervision of the Regional Director of ROAP, the incumbent is required to perform the following functions:

Human Resources Management
.
• Responds to enquiries and provides information and advice to staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
• Monitors staffing table and prepare relevant statistical data/charts.

Budget and Finance

• Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements. Consolidates budget/work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
• Monitors expenditures and compares with approved budget; prepares adjustments as necessary.
• Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
• Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures
• Prepares or customizes financial reports from IMIS system generated reports.
• Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.

General Administration

• Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
• Act as a travel and shipment approver for all travel undertaken by staff members, meeting participants and others as approved and authorized by the supervisor;
• Calculates and initiates entitlements for all such travel and submits to the Travel Unit for approval, e.g., airfare, excess baggage entitlements, terminal expenses, airfreight entitlements, daily subsistence allowance for staff and dependents on traveling on missions, etc.;
• Computes and determines the revised amounts of per diem where there is deviation from original travel plans;
• Examines and pre-audits the official itineraries, as stated in the travel authorizations, in order to determine air travel cost entitlements of the proposed official travel and ensures conformity with established rules, regulations and relevant directives;
• Reviews travel claims and supporting documentation for completeness, accuracy and validity in Umoja solution, prior to forwarding to the travel processing unit; ensures that entitlements are in conformity with UN Rules and Regulations.
Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
• Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).
• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.

Contract Administration

• Assists with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services.
• Audits the contractors' invoices against the goods and services provided by the contractor and approved by the UN.
• Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments.
• Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

Results (Thai) 1:

ความรับผิดชอบ ภายใต้การกำกับดูแลโดยตรงของการบริหารจัดการ และเจ้าหน้าที่ทางการเงิน และดูแลภาพรวมของผู้อำนวยการภูมิภาคของ ROAP, incumbent จะต้องทำหน้าที่ต่อไปนี้: จัดการทรัพยากรมนุษย์ . •ตอบถาม และให้ข้อมูลและคำแนะนำกับทางเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการให้ กระบวนการจัดการ กระบวนการ และปฏิบัติ เงื่อนไขของบริการ หน้าที่ และความรับผิดชอบ และให้สิทธิ์พนักงานกฎและข้อบังคับ จอภาพ•พนักงานตาราง และเตรียมเกี่ยวข้องสถิติข้อมูล/แผนภูมิ งบประมาณและการเงิน •ช่วยในการเตรียมและตรวจทานข้อเสนอ/ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ และการเงิน รวบงบประมาณ/งานโครงการกับสำนักงานใหญ่ของงบประมาณ เงินความน่าเชื่อถือ ทุน และจัดซื้อ •ค่าใช้จ่ายการตรวจสอบ และเปรียบเทียบกับงบประมาณที่อนุมัติ เตรียมปรับปรุงตามความจำเป็น •ผู้จัดการ assists ในทุก ๆ ความต้องการทรัพยากรสำหรับการส่งงบประมาณ • Assists เตรียมส่งงบประมาณประสิทธิภาพและ finalization รายงานประสิทธิภาพการทำงานงบประมาณ การวิเคราะห์ผลต่างระหว่างงบประมาณที่อนุมัติและรายจ่ายจริง •เตรียม หรือรายงานทางการเงินจาก IMIS ระบบสร้างรายงานที่กำหนดเอง •จรรยาบรรณร่วมกับพนักงานอื่น ๆ ทางการเงินและงบประมาณในประเด็นที่เกี่ยวข้องในระหว่างการจัดทำรายงานงบประมาณ บริหารทั่วไป •แบบร่างจดหมายประจำเพื่อตอบสนองการสอบถามข้อมูลในการเกี่ยวข้องทางการเงิน ดูแลตรวจสอบ เรื่องบุคลากร •พระราชบัญญัติเป็นผู้อนุมัติการเดินทางและจัดส่งสำหรับการเดินทางทั้งหมดที่ดำเนินการ โดยพนักงาน ผู้เข้าร่วมประชุม และอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติ และได้รับอนุญาตจากผู้ควบคุมงาน •คำนวณ และเริ่มให้ทั้งหมดเช่นการเดินทาง และส่งหน่วยเดินทางการอนุมัติ เช่น ตั๋วเครื่องบิน ให้น้ำหนักเกิน ค่าใช้จ่ายในเทอร์มินัล ขนส่งทางอากาศให้ เบี้ยเลี้ยงชีพประจำวันสำหรับพนักงานและผู้อยู่ในอุปการะในการเดินทางในภารกิจ ฯลฯ ., •คำนวณ และกำหนดจำนวนประจำการปรับปรุงมีความแตกต่างจากเดิมวางแผนท่องเที่ยว •ตรวจสอบ และการตรวจสอบตารางอย่างเป็นทางการ ล่วงหน้าตามที่ระบุไว้ในการตรวจสอบการเดินทาง การกำหนดต้นทุนของการเดินทางเสนอให้เดินทางอากาศ และใจให้สอดคล้องกับกำหนดกฎ ข้อบังคับ และคำ สั่งที่เกี่ยวข้อง รีวิว•เที่ยวเรียกร้องและสนับสนุนเอกสารเพื่อความสมบูรณ์ ความถูกต้อง และมีผลบังคับใช้ในโซลูชัน Umoja ก่อนส่งต่อให้หน่วยประมวลผลเดินทาง ใจให้ใช้ โดยกฎสหประชาชาติและข้อบังคับ ประสานกับหน่วยบริการอย่างกว้างขวาง และ liaises บ่อยกับสมาชิกภายในทีมทั้ง ที่สำนักงานใหญ่ และ ในฟิลด์ •ดำเนินการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องดูแลหน้าที่ ตามความจำเป็น (เช่น เดินทางในการดำเนินงานโครงการ ตรวจสอบบัญชีและการชำระเงินผู้ขายและผู้รับเหมาแต่ละบริการ พื้นที่ทางกายภาพ ระบุความต้องการเทคโนโลยีสำนักงานและการบำรุงรักษาอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ และระบบ จัดระเบียบ และประสานงานประชุม สัมมนา และแปล) •อาจจะชอบแนะนำ ฝึกอบรม และควบคุมการทำงานของพนักงานบริการทั่วไปสำหรับเด็กเพิ่มเติม การจัดการสัญญา •ช่วยจัดการผลของสัญญาระหว่างสหประชาชาติและผู้รับเหมาภายนอกสำหรับบริการนอกบริษัท •ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมากับสินค้า และบริการให้ โดยผู้รับเหมา และได้รับอนุมัติ โดยสหประชาชาติ •กระบวนการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาและตรวจสอบการชำระเงิน •จัดเตรียม และฟอร์มสหประชาชาติและสิทธิตามสัญญา และทำงานต่อหน่วย ส่วน หรือ UN บริการพนักงาน รวมทั้งหมด: จากสหประชาชาติผ่าน ผ่านคุณสมบัติ UN ที่จอดรถใบอนุญาต รูดการ์ด และคีย์ประตู

Results (Thai) 2:

ความรับผิดชอบภายใต้การกำกับดูแลโดยตรงของการบริหารและเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและการกำกับดูแลโดยรวมของผู้อำนวยการภูมิภาคของฉะนั้น ROAP หน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติหน้าที่ต่อไปนี้: การจัดการทรัพยากรมนุษย์. •ตอบสนองต่อการสอบถามและให้ข้อมูลและคำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับสิทธิของพวกเขา ขั้นตอนการบริหารจัดการกระบวนการและการปฏิบัติที่เงื่อนไขของการบริการหน้าที่และความรับผิดชอบและสิทธิภายใต้กฎระเบียบและพนักงาน. •โต๊ะพนักงานตรวจสอบและเตรียมความพร้อมข้อมูลสถิติที่เกี่ยวข้อง / ชาร์ต. งบประมาณและการเงิน•ช่วยในการเตรียมการและการตรวจสอบทางการเงินและ ข้อเสนอทรัพยากรมนุษย์ / ความต้องการ รวมงบประมาณ / โปรแกรมการทำงานที่เกี่ยวกับงบประมาณของสำนักงานใหญ่ 'กองทุนทรัสต์ทุนและการจัดซื้อจัดจ้าง. •ค่าใช้จ่ายและตรวจสอบเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ; เตรียมความพร้อมการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น. •ผู้จัดการช่วยในรายละเอียดของทรัพยากรที่ต้องการสำหรับการส่งงบประมาณ. •ช่วยในการเตรียมความพร้อมของการส่งผลการดำเนินงานงบประมาณและการสรุปรายงานผลการดำเนินงานงบประมาณการวิเคราะห์ความแปรปรวนระหว่างได้รับการอนุมัติงบประมาณและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง•เตรียมความพร้อมหรือปรับแต่งการรายงานทางการเงินจากระบบ IMIS สร้างรายงาน. •ประสานกับทางการเงินอื่น ๆ และเจ้าหน้าที่งบประมาณในประเด็นที่เกี่ยวข้องกันระหว่างการจัดทำรายงานงบประมาณ. บริหารงานทั่วไป•ร่างจดหมายประจำเพื่อตอบข้อซักถามในส่วนที่เกี่ยวกับการบริหารงานที่เกี่ยวข้องตรวจสอบทางการเงินเรื่องบุคลากร. •ทำหน้าที่เป็นการเดินทางและ การจัดส่งผู้อนุมัติสำหรับการเดินทางทั้งหมดที่ดำเนินการโดยทีมงานผู้เข้าร่วมประชุมและอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติและได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชา; •คำนวณและสิทธิเริ่มต้นสำหรับการเดินทางดังกล่าวทั้งหมดและส่งไปยังหน่วยเพื่อขออนุมัติการเดินทางเช่นตั๋วเครื่องบิน, สิทธิน้ำหนักส่วนเกินค่าใช้จ่ายขั้ว , สิทธิการขนส่งทางอากาศค่าเผื่อการดำรงชีวิตประจำวันสำหรับพนักงานและผู้อยู่ในอุปการะในการเดินทางปฏิบัติภารกิจ ฯลฯ .; •คำนวณและกำหนดจำนวนเงินที่แก้ไขต่อวันที่มีการเบี่ยงเบนจากแผนการเดินทางเดิม; •วิเคราะห์และ pre-การตรวจสอบเส้นทางอย่างเป็นทางการตามที่ระบุไว้ ในการอนุมัติการเดินทางเพื่อตรวจสอบสิทธิค่าใช้จ่ายในการเดินทางทางอากาศในการเดินทางอย่างเป็นทางการที่นำเสนอและสร้างความมั่นใจให้สอดคล้องกับกฎระเบียบของการจัดตั้งกฎระเบียบและคำสั่งที่เกี่ยวข้อง•บทวิจารณ์เดินทางเรียกร้องและเอกสารสนับสนุนเพื่อความสมบูรณ์ความถูกต้องและความถูกต้องในการแก้ปัญหา Umoja ก่อนที่จะมีการส่งต่อ หน่วยประมวลผลที่จะเดินทาง; เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสิทธิตามกฎระเบียบและข้อบังคับของสหประชาชาติ. พิกัดอย่างกว้างขวางกับหน่วยบริการและ liaises บ่อยกับสมาชิกในทีมภายในทั้งที่สำนักงานใหญ่และในสนาม. •ดำเนินการบริหารงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องตามที่กำหนด (เช่นโปรแกรมการเดินทางปฏิบัติงานตรวจสอบบัญชี และการชำระเงินให้ผู้ขายและผู้รับเหมาส่วนบุคคลสำหรับบริการการวางแผนพื้นที่ทางกายภาพบัตรประจำตัวของความต้องการเทคโนโลยีสำนักงานและการบำรุงรักษาอุปกรณ์, ซอฟแวร์และระบบ. การจัดระเบียบและการประสานงานสัมมนาและการแปล) •อาจจะเป็นผู้รับผิดชอบในการแนวทางการฝึกอบรมและการกำกับดูแล การทำงานของพนักงานบริการทั่วไปจูเนียร์มากขึ้น. สัญญาบริหาร•ช่วยกับการบริหารงานแบบวันต่อวันของสัญญาระหว่างสหประชาชาติและผู้รับเหมาภายนอกสำหรับบริการเอาท์ซอร์ส. •การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมากับสินค้าและการให้บริการโดยผู้รับเหมาและได้รับอนุมัติจาก . สหประชาชาติ•กระบวนการการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมาและตรวจสอบการชำระเงิน. •เตรียมความพร้อมและประมวลผลทุกรูปแบบของสหประชาชาติและหน่วยสิทธิ์สำหรับสัญญาและการทำงานมาตราหรือบริการพนักงานสหประชาชาติ ได้แก่ : บริเวณสหประชาชาติผ่านสถานที่ให้บริการผ่าน, ที่จอดรถของสหประชาชาติอนุญาต swipe- การ์ดและกุญแจประตู

Results (Thai) 3:

ความรับผิดชอบ



ภายใต้การดูแลโดยตรงของเจ้าหน้าที่ธุรการและการเงิน และการดูแลโดยรวมของผู้อำนวยการภูมิภาค roap หน้าที่ต้องปฏิบัติดังต่อไปนี้ : การบริหารทรัพยากรมนุษย์ :




- ตอบสนองต่อสอบถามและให้ข้อมูลและคำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับสิทธิที่จะของพวกเขา ขั้นตอนการบริหาร กระบวนการ และการปฏิบัติเงื่อนไขการใช้บริการ หน้าที่และความรับผิดชอบ และรองอธิบดีเจ้าหน้าที่ภายใต้กฎและข้อบังคับ - ตรวจสอบ และเตรียมจัด
ตารางแผนภูมิข้อมูล / สถิติที่เกี่ยวข้อง

งบประมาณและการเงิน

- ช่วยในการเตรียมการและทบทวนข้อเสนอทางการเงินและทรัพยากรมนุษย์ / ความต้องการ รวมงบประมาณ / งานโครงการเกี่ยวกับงบประมาณ กองบัญชาการเชื่อว่ากองทุนบุคคลและจัดซื้อ
- ตรวจสอบค่าใช้จ่ายและเปรียบเทียบกับการอนุมัติงบประมาณ เตรียมปรับเท่าที่จำเป็น
- ช่วยผู้จัดการในรายละเอียดของความต้องการทรัพยากรสำหรับการส่งงบประมาณ
- ช่วยในการเตรียมงานและงบประมาณส่งประกาศรายงานผลการปฏิบัติงานงบประมาณ วิเคราะห์ ความแปรปรวนระหว่างการอนุมัติงบประมาณรายจ่าย
จริง- เตรียมหรือปรับแต่งรายงานทางการเงินจากระบบ imis สร้างรายงาน
พิกัดกับบริการด้านการเงินและงบประมาณบุคลากรในประเด็นที่เกี่ยวข้องในการเตรียมรายงานงบประมาณ



- การบริหารงานทั่วไปตามปกติ ร่างจดหมายตอบสอบถามข้อมูลในส่วนที่เกี่ยวข้องการบริหารการเงิน , ตรวจสอบบัญชี , บุคคลสำคัญ
- ทำหน้าที่เป็นผู้อนุมัติการเดินทางท่องเที่ยวและส่ง ) โดยทีมงาน ประชุมผู้เข้าร่วมและผู้อื่นได้รับการอนุมัติและได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชา ;
- คำนวณทั้งหมด เช่น รองอธิบดี และเริ่มการเดินทาง และยอมจำนนต่อหน่วยสำหรับการอนุมัติการเดินทาง เช่น ตั๋วเครื่องบิน สัมภาระส่วนเกินรองอธิบดี , terminal ค่าใช้จ่ายรองอธิบดีขนส่งทางอากาศ ,เบี้ยเลี้ยงยังชีพทุกวันสำหรับเจ้าหน้าที่และเซลล์ที่อ้างถึงในการเดินทางปฏิบัติภารกิจ ฯลฯ ;
- คำนวณและกำหนดปรับปรุงยอดเงินของแต่ละวันว่ามีการเบี่ยงเบนจากแผนการเดินทางเดิม ;
- และตรวจสอบก่อนการตรวจสอบกำหนดการอย่างเป็นทางการ ตามที่ระบุไว้ในการเดินทาง มัติเพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายการเดินทางทางอากาศของการนำเสนออย่างเป็นทางการและรองอธิบดีท่องเที่ยวให้สอดคล้องกับกฎระเบียบและหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องจัดตั้ง , ;
- รีวิวการเดินทาง และเอกสารสนับสนุนการเรียกร้องเพื่อความสมบูรณ์ ความถูกต้องและความตรงใน umoja แก้ไข ก่อนส่งต่อไปยังหน่วยประมวลผลการเดินทางเพื่อให้มั่นใจว่าสิทธิที่จะมีกฎและสอดคล้องกับกฎระเบียบ
พิกัดอย่างกว้างขวางกับหน่วยบริการและ liaises บ่อยกับภายในทีมสมาชิกทั้งในสำนักงานใหญ่และสาขา
- แสดงหน้าที่ในการบริหารอื่น ๆที่เกี่ยวข้อง ตามที่ต้องการ เช่น งานท่องเที่ยว โปรแกรม ตรวจสอบบัญชีและการชำระเงินให้ผู้ขายและผู้รับเหมาแต่ละบริการวางแผนพื้นที่ทางกายภาพ ; ระบุความต้องการของสำนักงานเทคโนโลยีและการบำรุงรักษาอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ และระบบ การจัดระเบียบและประสานงานงานสัมมนาและการแปล )
- อาจจะเป็นผู้รับผิดชอบชี้แนะ อบรม และดูแลการทำงานของเจ้าหน้าที่บริการทั่วไป จูเนียร์ เพิ่มเติม



สัญญาการบริหาร- ช่วยให้มีการบริหารแบบวันต่อวันของสัญญาระหว่างสหประชาชาติและผู้รับเหมาภายนอก outsourced บริการ
- การตรวจสอบผู้รับเหมา ใบแจ้งหนี้ กับสินค้าและบริการโดยผู้รับเหมา และได้รับอนุมัติจากยูเอ็น
- กระบวนการจ่ายเงินผู้รับเหมา ' ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน
- เตรียมและกระบวนการทุกรูปแบบของสหประชาชาติ และสิทธิ์สำหรับหน่วยตามสัญญา และงานส่วน หรือพนักงาน และบริการรวมถึง : UN สนามผ่าน คุณสมบัติผ่าน และอนุญาตให้จอดรถ , ประตูคีย์การ์ดรูดและ
.