NTBIC will report on their progress

NTBIC will report on their progress in executing their budgets under the forms promulgated by Nacentech.They will monitor the use of operating funds in accordance with Vietnam’s State Budget Law, documents on norms, and internal financial regulations. At the time of this OA, the NTBIC internal financial regulations were drafted and waiting for approval.

Based on NTBIC business plan, the coordinator submits the operation proposal to the Director for approval. After the Director approves the proposal, the chief accountant carries out procedures relating to payment and advance. The chief accountant registers all actual programme and operational expenditures in the financial management and accounting system.

NTBIC uses the MISA accounting software. This system comprises approved budget allocations per budget line, may and does provide continuously updated information on real expenditures. The MISA software can produce budget execution reports.The MISA allows the registering of “pending invoices”, and invoices received by NTBIC but still being processed for payment. In reality, invoices received are registered only when they are ready (verified and approved) for payment. This implies that the NTBIC does not provide an appropriate overview of “pending invoices”.

The coordinator doubles as a financial controller checking the operation and the payment. NTBIC is a small organisation and the operational budget is only approx. US$17,000 p.a. This process is not performed systematically. The financial controller referred to spontaneous and immediate reporting to the Director when anything exceptional occurs or when the financial controller observes patterns in the budget execution that require attention from the Director. The day-to-day reporting relates any budget execution issue that requires attention from management and is done in an informal way (orally or via email) and is not systematically documented.

The Financial Controller maintains an Excel-based budget execution tracking system.Within this Excel-based system, one line of the Excel sheet is maintained per budget-line. The Excel sheets comprise specific columns for “approved budget amount”, “contracted amount”, “payments processed”. The financial controller updates the Excel sheet whenever a contract or a payment is processed / verified. The financial controller may also reconcile the data in his system with the data maintained by the chief accountant. With each project, beside Excel-based system, the financial controller has a notebook to check the income and expenditure include information: time, expenditure items, beneficiaries, etc.

Results (Vietnamese) 1:

NTBIC sẽ báo cáo về sự tiến bộ của họ trong thực hiện ngân sách của họ dưới hình thức ban hành bởi Nacentech.They sẽ giám sát việc sử dụng của điều hành Quỹ theo quy định của luật ngân sách nhà nước của Việt Nam, tài liệu về tiêu chuẩn và quy định nội bộ tài chính. Tại thời điểm này OA, NTBIC nội bộ tài chính quy định đã là soạn thảo và chờ đợi cho phê duyệt. Dựa trên kế hoạch kinh doanh NTBIC, điều phối viên nộp đề nghị hoạt động giám đốc phê duyệt. Sau khi giám đốc chấp thuận đề xuất, kế toán trưởng thực hiện thủ tục liên quan đến thanh toán tạm ứng. Kế toán trưởng đăng ký tất cả các chương trình thực tế và các chi phí hoạt động trong quản lý tài chính và hệ thống kế toán. NTBIC sử dụng phần mềm kế toán MISA. Hệ thống này bao gồm phê duyệt ngân sách phân bổ cho một ngân sách tuyến, tháng năm và cung cấp liên tục cập nhật thông tin về chi phí thực tế. Phần mềm MISA có thể sản xuất ngân sách thực hiện báo cáo. MISA cho phép đăng ký "đang chờ xử lý hóa đơn", và nhận được NTBIC, nhưng vẫn còn đang được xử lý để thanh toán hóa đơn. Trong thực tế, đã nhận được hóa đơn đăng ký chỉ khi họ đã sẵn sàng (kiểm tra và chấp thuận) để thanh toán. Điều này ngụ ý rằng NTBIC không cung cấp tổng quan thích hợp của "đang chờ xử lý hóa đơn". Điều phối viên tăng gấp đôi như một bộ điều khiển tài chính kiểm tra các hoạt động và các khoản thanh toán. NTBIC là một tổ chức nhỏ và ngân sách hoạt động chỉ có cự ly khoảng US$ 17,000 p.a. Quá trình này không thực hiện một cách hệ thống. Bộ điều khiển tài chính gọi tự phát và ngay lập tức báo cáo cho Giám đốc khi bất cứ điều gì đặc biệt xảy ra hoặc khi bộ tài chính điều khiển quan sát mẫu trong việc thực hiện ngân sách yêu cầu sự chú ý từ các giám đốc. Báo cáo hàng ngày liên quan đến bất kỳ vấn đề thực hiện ngân sách mà đòi hỏi sự chú ý từ quản lý và thực hiện một cách không chính thức (bằng miệng hoặc thông qua email) và không có hệ thống tài liệu. Bộ điều khiển tài chính duy trì một thực hiện ngân sách dựa trên Excel theo dõi hệ thống. Trong Excel dựa trên hệ thống này, một dòng của bảng Excel được duy trì mỗi dòng ngân sách. Excel tờ bao gồm cột cụ thể cho "ngân sách đã được phê duyệt số lượng", "số tiền ký hợp đồng", "thanh toán xử lý". Bộ tài chính điều khiển Cập Nhật bảng Excel, bất cứ khi nào một hợp đồng hoặc thanh toán là xử lý / xác nhận. Bộ điều khiển tài chính có thể cũng tiến hành hoà giải các dữ liệu trong hệ thống của mình với các dữ liệu được duy trì bởi kế toán trưởng. Với mỗi dự án, bên cạnh hệ thống dựa trên Excel, bộ điều khiển tài chính có một máy tính xách tay để kiểm tra thu nhập và chi tiêu bao gồm thông tin: thời gian, khoản mục chi phí, đơn vị thụ hưởng, vv.

Results (Vietnamese) 2:

NTBIC sẽ báo cáo về tiến bộ của mình trong việc thực hiện ngân sách của họ dưới hình thức bằng Nacentech.They ban hành sẽ giám sát việc sử dụng kinh phí hoạt động theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước của Việt Nam, tài liệu về định mức, và các quy định tài chính nội bộ. Tại thời điểm này OA, quy chế tài chính nội bộ NTBIC đã được soạn thảo và chờ phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh NTBIC, điều phối viên nộp đề xuất hoạt động cho Giám đốc phê duyệt. Sau khi Giám đốc phê duyệt đề án, kế toán trưởng thực hiện các thủ tục liên quan đến thanh toán và tạm ứng. Kế toán trưởng đăng ký chương trình tất cả thực tế và chi phí hoạt động trong hệ thống quản lý và kế toán tài chính. NTBIC sử dụng phần mềm kế toán MISA. Hệ thống này bao gồm việc phê duyệt phân bổ ngân sách cho mỗi dòng ngân sách, có thể và không cung cấp thông tin cập nhật liên tục về chi tiêu thực. Các phần mềm MISA có thể sản xuất thực hiện ngân sách reports.The MISA cho phép đăng ký lưu của "hoá đơn cấp phát", và hóa đơn nhận được NTBIC nhưng vẫn đang được xử lý để thanh toán. Trong thực tế, hóa đơn chỉ nhận được đăng ký khi họ đã sẵn sàng (xác nhận và phê duyệt) để thanh toán. Điều này ngụ ý rằng NTBIC không cung cấp một cái nhìn tổng quan thích hợp của "hoá đơn cấp phát". Các điều phối viên tăng gấp đôi như một bộ điều khiển tài chính kiểm tra các hoạt động và thanh toán. NTBIC là một tổ chức nhỏ và ngân sách hoạt động là chỉ khoảng. Mỹ $ 17,000 pa quá trình này không được thực hiện một cách hệ thống. Bộ điều khiển tài chính được đề cập đến báo cáo tự phát và ngay lập tức cho Giám đốc khi bất cứ điều gì đặc biệt xảy ra hoặc khi điều khiển tài chính quan sát các mẫu trong việc thực hiện ngân sách đòi hỏi sự chú ý của Giám đốc. Các báo cáo ngày-to-ngày liên quan bất kỳ vấn đề thực hiện ngân sách đòi hỏi phải có sự quan tâm của quản lý và được thực hiện một cách không chính thức (bằng miệng hoặc qua email) và không được ghi nhận một cách hệ thống. Các kiểm soát tài chính duy trì một ngân sách thực hiện dựa trên Excel theo dõi system.Within hệ thống dựa trên Excel này, một dòng của bảng tính Excel được duy trì mỗi ngân sách trực tuyến. Các tờ Excel bao gồm các cột cụ thể cho "số tiền ngân sách đã được phê duyệt", "ký hợp đồng số lượng", "thanh toán xử lý". Bộ điều khiển tài chính cập nhật bảng tính Excel bất cứ khi nào một hợp đồng hoặc thanh toán được xử lý / xác minh. Bộ điều khiển tài chính cũng có thể dung hòa các dữ liệu trong hệ thống của mình với các dữ liệu được duy trì bởi kế toán trưởng. Với mỗi dự án, bên cạnh hệ thống dựa trên Excel, điều khiển tài chính có một máy tính xách tay để kiểm tra thu nhập và chi tiêu bao gồm các thông tin: thời gian, mục tiêu, đối tượng, vv