A well-planned meeting helps ensure

A well-planned meeting helps ensure effective meeting minutes. If the Chair and the Secretary or minutes-taker work together to ensure the agenda and meeting are well thought out, it makes minute taking much easier. For example, depending on the meeting structure and the tools you use (see Tools below), the minutes-taker could work with the Chair to create a document format that works as an agenda and minutes outline as well – here’s are some examples.

Minutes Outline

Meeting agenda = outline:

At the very least, it’s important to get a copy of the meeting agenda and use it as a guide or outline for taking notes and preparing the minutes – with the order and numbering of items on the minutes matching those of the agenda. In addition, the agenda and/or meeting notice also provides information that will need to be included in the minutes, such as:

the names of all the meeting attendees, including guests or speakers
documents that are sent out with the agenda or handed out in the meeting – copies (digital or hard copy) of handouts should be stored with the meeting minutes for future reference and for sharing with those who were unable to attend the meeting (and others as determined by the meeting’s Chair).

Results (Vietnamese) 2:

Một cuộc họp lên kế hoạch tốt sẽ giúp đảm bảo biên bản cuộc họp hiệu quả. Nếu Chủ tịch và Tổng thư ký hoặc công việc phút-taker với nhau để đảm bảo chương trình nghị sự và họp cũng nghĩ ra, nó làm cho phút dùng dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, tùy thuộc vào cấu trúc họp và các công cụ bạn sử dụng (xem Công cụ dưới đây), biên chép có thể làm việc với Chủ tịch để tạo ra một định dạng tài liệu hoạt động như một chương trình nghị sự và phút phác thảo cũng như -. Ở đây của một số ví dụ Phút Outline họp chương trình = outline: ít nhất, điều quan trọng để có được một bản sao của chương trình họp và sử dụng nó như là một hướng dẫn hoặc đề cương để ghi chép và lập biên - với thứ tự và số thứ tự của các mục trên phút phù hợp với những người chương trình nghị sự. Ngoài ra, chương trình nghị sự và / hoặc cuộc họp báo cũng cung cấp thông tin mà sẽ cần phải được đưa vào biên bản, chẳng hạn như: tên của tất cả những người tham dự cuộc họp, bao gồm khách hoặc loa tài liệu được gửi ra với chương trình nghị sự hoặc phát trên hội nghị - bản sao (bản sao kỹ thuật số hoặc cứng) của tài liệu phát nên được lưu trữ với các biên bản cuộc họp để tham khảo trong tương lai và để chia sẻ với những người không thể tham dự cuộc họp (và những người khác theo quyết định của Chủ tịch của cuộc họp).