Irrespective of whether you communi

Irrespective of whether you communicate by email or letter, these guidelines should be followed.

1. Follow a standard.
There are differences between British English and American English customs in emails and letters (see the boxes below).

2. Use the same standards for emails and letters.
Both can either be formal or informal (see the boxes below).

3. Use a salutation (greeting) in English.
In most cases this will be with 'Dear Mr Jones,' or 'Dear John'. Occasionally in emails people just use the first name if they know the person well. 'Hi,' is only suitable among friends. Letters of recommendation usually start: 'To whom it may concern,'.

4. Use the ending that matches the salutation.
If you are unsure, follow the guidelines in the boxes below.

5. It is often useful to use '-ing forms' in the verbs at the end.
This stresses that you have an on-going relationship and that there is unfinished business. Some examples are: 'We are looking forward to receiving your comments on this report, by the end of April'. 'We are considering your proposals and are looking forward to discussing matters with you on 12 April'. Naturally this does not apply to all types of emails.

6. Write the month in letters or use the ISO standard for international contacts.
Use the format, 2 May 2011, or the ISO standard for all-digit dates (CCYY-MM-DD). In ISO 8601, 2 May 2011 is written 2011-05-02. Remember that a date written as 02.05.11 or 2/5/11 will mean 2 May 2011 to most Europeans but February 5, 2011 to most Americans.

7. Avoid exclamation marks (!) in formal business emails or letters.
An exclamation mark in English is used to express astonishment or surprise.

8. Avoid short forms like 'I'm' and 'don't' in formal business emails or letters.
These should only be used in informal, conversational writing and when reporting another person's exact words. Sometimes they are used in personal emails to stress closeness and informality.

9. In letters, never put the place name in front of the date.
Never write "Oslo, 12 December 2010" at the top. Just write the date.
In personal letters, never put your name at the top. Your printed name
comes at the bottom under your signature.

10. Never capitalize 'you' and 'your' in mid-sentence.
Many people say that they were taught this in school. Capitalized 'You' and 'Your' in mid sentence disappeared in English a few hundred years ago, so there must be some old teachers around.

Results (Vietnamese) 2:

Bất kể cho dù bạn giao tiếp qua email hoặc thư, các nguyên tắc này cần được theo sau. 1. Thực hiện theo một tiêu chuẩn. Có sự khác biệt giữa tiếng Anh Anh và tiếng Anh Mỹ hải quan trong email và thư (xem ô dưới đây). 2. Sử dụng cùng một tiêu chuẩn cho email và chữ cái. Cả hai có thể là chính thức hay không chính thức (xem ô dưới đây). 3. Sử dụng một lời chào (chào) trong tiếng Anh. Trong hầu hết các trường hợp này sẽ được với 'Thưa Ông Jones,' hoặc 'Dear John'. Đôi khi trong email người chỉ sử dụng tên đầu tiên nếu họ biết người tốt. "Hi, 'chỉ thích hợp với bạn bè. Thư giới thiệu thường bắt đầu: 'Để người mà nó có thể quan tâm,'. 4. Sử dụng các đuôi nào phù hợp với lời chào. Nếu bạn không chắc chắn, hãy làm theo các hướng dẫn trong hộp dưới đây. 5. Nó thường là hữu ích để sử dụng 'hình thức -ing' trong các động từ ở cuối. Điều này nhấn mạnh rằng bạn có một mối quan hệ trên-đi và đó có kinh doanh dở dang. Một số ví dụ là: "Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến của bạn về báo cáo này, vào cuối tháng Tư. 'Chúng tôi đang xem xét đề nghị của bạn và rất mong được thảo luận vấn đề này với bạn vào ngày 12 tháng 4'. Đương nhiên điều này không áp dụng cho tất cả các loại email. 6. Viết tháng bằng chữ hoặc sử dụng tiêu chuẩn ISO cho hệ quốc tế. Sử dụng định dạng, ngày 02 Tháng 5 năm 2011, hoặc các tiêu chuẩn ISO cho tất cả các chữ số ngày (CCYY-MM-DD). Trong ISO 8601, ngày 02 tháng năm 2011 được viết 2011/05/02. Hãy nhớ rằng một ngày viết là 02.05.11 hoặc 2/5/11 sẽ có nghĩa là ngày 02 Tháng Năm năm 2011 với hầu hết người châu Âu nhưng 05 tháng 2 năm 2011 với hầu hết người Mỹ. 7. Tránh dấu chấm than (!) Trong email chính thức kinh doanh hoặc chữ cái. Một dấu chấm than trong tiếng Anh được sử dụng để thể hiện sự ngạc nhiên hay bất ngờ. 8. Tránh các hình thức ngắn như 'tôi' và 'không' trong email chính thức kinh doanh hoặc chữ cái. Những chỉ nên được sử dụng trong thức, văn bản đàm thoại và khi báo cáo từ chính xác của một người khác. Đôi khi chúng được sử dụng trong email cá nhân để nhấn mạnh sự gần gũi và phi chính thức. 9. Trong những lá thư, không bao giờ đặt tên địa điểm ở phía trước của ngày. Không bao giờ viết "Oslo, 12 Tháng chín 2010" ở đầu trang. Chỉ cần viết ngày tháng. Trong các bức thư cá nhân, không bao giờ đặt tên của bạn ở đầu trang. In tên của bạn đi kèm ở phía dưới chữ ký của bạn. 10. Chưa bao giờ hoa 'bạn' và 'bạn' ở giữa câu. Nhiều người nói rằng họ đã được giảng dạy trong trường học. Vốn 'You' và 'của quý' vào giữa câu biến mất trong tiếng Anh một vài trăm năm trước đây, vì vậy phải có một số giáo viên cũ xung quanh.